على مدار السنوات القليلة الماضية، تغيرت أنماط العمل بسرعة. واليوم، يدير أصحاب العمل قوة عاملة أكثر بعدًا و"ترحالًا"، ويعتمدون على التكنولوجيا المتقدمة لتسهيل المطالب المستمرة بالتبديل بين البيئات البعيدة والمكتبية والعمل المشترك. لقد تطورت كيفية تعاون المنظمات وإدارة المعلومات حيث يتمتع الموظفون الآن بالمرونة في اختيار كيفية ومكان العمل.

لذا يجب على المنظمات الحفاظ على بنية تحتية فعالة لمشاركة المعلومات والمستندات داخل المكتب وخارجه. وهذا يضمن عدم المساس بالإنتاجية، بغض النظر عن مكان عمل الموظفين. على الرغم من الأدوات المتاحة لجعل هذا حقيقة واقعة، فإن إدارة المستندات والوصول إليها ليست سلسة وفعالة كما ينبغي للعديد من المنظمات الأفريقية.

ويشير هذا إلى وجود فجوة بين تصورات فرق تكنولوجيا المعلومات والواقع اليومي الذي يواجهه الموظفون.

فإن سد هذه الفجوة المعرفية يشكل جزءًا مهمًا من دفع التقدم نحو تحقيق أهداف العمل على المدى الطويل، بدلاً من إعاقتها.

التكيف مع بيئة عمل مرنة في أفريقيا

مع استمرار الموظفين في التكيف مع بيئات العمل المختلفة، يجب على صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات أن يدركوا أن تدفق العمل الحديث والفعال يمكّن الموظفين من الوصول إلى أي نوع من المستندات، سواء في شكل ورقي أو رقمي، من أي مكان. وهذا مهم بشكل خاص في القارة الأفريقية، حيث يتطور الاقتصاد الرقمي بسرعة فائقة

دمج الورق بالرقمي

إن رقمنة المستندات هي عامل تمكين رئيسي للعمل عن بعد، حيث توفر للموظفين إمكانية الوصول إلى كل ما يحتاجون إليه لأداء أدوارهم. وهذا بالطبع يحسن الكفاءة ويمكّن أصحاب العمل من التحكم بشكل أكبر في من يمكنه الوصول إلى المستندات في أي مرحلة من مراحل العملية.

على الرغم من مزاياها، فإن النهج الرقمي فقط يمكن أن يفرض تحديات كبيرة على الموظفين الذين يحتاجون إلى التعامل مع المستندات المادية كجزء من أدوارهم. وهذا مهم بشكل خاص في أفريقيا، حيث يمكن للفجوة الرقمية والتحديات البنيوية أن تؤدي إلى تفاقم هذه المشكلات.

لذلك تواجه الشركات تحدي ربط سير العمل الورقية والرقمية لجزء كبير من قوتها العاملة. لدعم طول عمر استراتيجيات العمل المرنة للموظفين، يجب على صناع القرار تقييم كيفية تكامل أجهزتهم وبرامجهم لخلق تجربة سلسة للعاملين.

قيادة تبادل المستندات الإلكترونية بكفاءة وأمان

على الرغم من التوقعات المبكرة بشأن المكاتب الخالية تمامًا من الورق، لا تزال العديد من الشركات في أفريقيا تطلب أوراق من العملاء أو الموظفين أو الأطراف الثالثة. لذلك، من غير المرجح أن تقضي الشركات على حاجتها عن الورق في المستقبل.

‏‎أظهرت الأبحاث التي أجرتها شركة Keypoint Intelligence أن العديد من العمليات التجارية الحالية تتم بشكل أساسي باستخدام الورق ولكنها لا تزال تتطلب انتقالات سريعة وسهلة من العمليات الورقية إلى العمليات الرقمية. ونتيجة لذلك، يخطط العديد من صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات لضرورة ادخال الرقمنة في الشركات.

في السياق الأفريقي، يتغير قطاع التكنولوجيا بسرعة. على سبيل المثال، حددت شركة جارتنر أربعة اتجاهات تكنولوجية قد تؤثر على عملية اتخاذ القرار في مؤسسات تكنولوجيا المعلومات الأفريقية، بما في ذلك الشراء الفيدرالي، والنمو القائم على المنتج، والأسواق الرقمية وتقنيات ميتافيرس.

تسلط هذه الاتجاهات الضوء على الحاجة إلى قيام صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات الأفارقة بتكييف وتحويل استراتيجياتهم لتلبية الاحتياجات المتغيرة لمؤسساتهم والسوق الأوسع. ويشمل هذا الاعتراف بالدور المستمر للعمليات الورقية والحاجة إلى التحولات الفعّالة من سير العمل الورقية إلى سير العمل الرقمية.

إدارة تخزين المستندات

بالإضافة إلى الأجهزة، هناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من برامج إدارة المستندات المتاحة للشركات في أفريقيا للمساعدة في تبسيط التعاون بين الموظفين عن بُعد. حيث تعتمد اختيار الإمكانات المناسبة التي ستحافظ على العمليات السلسة والإنتاجية على احتياجات كل شركة على حده.

على سبيل المثال، تلبي بعض الأنظمة احتياجات المؤسسات التي تسعى إلى رقمنة العمليات التي كانت تتم في السابق بشكل مادي فقط. وقد ترغب مؤسسات أخرى في الاستفادة من مشاركة المستندات الورقية والرقمية للتعاون والحصول على مزيد من التحكم في حقوق الوصول.

نظرًا لمجموعة واسعة من الخيارات، فمن الأهمية بمكان أن تقوم الشركات بتقييم الخيارات المتاحة بعناية لضمان أن نظام إدارة المستندات سيجعل الحياة العملية للموظفين أسهل. وهذا أمر ضروري في أفريقيا حيث تتطلب بيئات العمل المتنوعة وتحديات الاتصال حلولاً قوية.

تعزيز الإنتاجية والتعاون

يعمل نظام إدارة المستندات المرن على تعزيز الإنتاجية والتعاون من خلال ضمان قدرة الموظفين على الوصول إلى المعلومات ومشاركتها بسرعة وأمان، بغض النظر عن موقعهم

على سبيل المثال، يمكن للعاملين عن بُعد في المناطق النائية مسح المستندات وتحميلها بسهولة إلى نظام مركزي، مما يجعلها متاحة على الفور للزملاء في المكاتب الحضرية. يعمل هذا التكامل السلس بين سير العمل المادية والرقمية على التخلص من التأخير وتحسين الكفاءة الإجمالية.

تُعد إدارة المستندات ضرورة استراتيجية للشركات الأفريقية التي تسعى إلى تعزيز كفاءتها التشغيلية ودعم العمل عن بُعد. ومن خلال الاستفادة من حلول إدارة المستندات المتقدمة والتغلب على تحديات التنفيذ، يمكن للشركات تحسين قدراتها على تبادل المعلومات بشكل كبير.

لا يعزز هذا العمليات اليومية فحسب، بل يضع الشركات المحلية أيضًا في وضع يسمح لها بالنمو المستدام والنجاح في القارة وخارجها. ستكون الشركات التي تنجح في سد الفجوة بين سير العمل المادي والرقمي مجهزة بشكل أفضل لتلبية احتياجات العمل والموظفين المتطورة.

يمكنك مشاركة الخبر علي صفحات التواصل