تشير الدراسات إلى أن 71% من الموظفين يعتبرون الاجتماعات الطويلة غير فعالة، إذ تؤثر سلبًا على تركيزهم وإنتاجيتهم.

وتؤكد رائدة الأعمال نهال صرد، أن الاجتماعات يجب أن تكون منظمة، ذات هدف واضح، وبنية محددة حتى لا تتحول إلى مضيعة للوقت والطاقة. وتضيف: "إذا لم يكن للاجتماع هدف واضح، فإنه سيكون طويلًا، مملاً، ويستنزف طاقة الموظفين".

وفي السياق ذاته، توضح خبيرة التنمية البشرية، مروة كرورة، أن فعالية الاجتماعات تعتمد على مستواها داخل المؤسسة، مشيرة إلى أن الاجتماعات الاستراتيجية والقيادية قد لا تكون ضرورية إلا مرة أو مرتين سنويًا، بينما الاجتماعات التشغيلية تحتاج إلى انتظام أسبوعي لمواكبة التحديثات المستمرة.

وتوضح:"على المستوى الاستراتيجي، إذا كانت هناك رؤية واضحة وموارد داعمة، فإن الاجتماعات المتكررة تصبح غير ضرورية".

بدائل فعالة للاجتماعات التقليدية

للتغلب على مشكلة الاجتماعات الطويلة، تقترح نهال صرد عدة بدائل مثل:

اجتماعات سريعة: تستمر لعشر دقائق فقط لمشاركة المعلومات المهمة.

تحديد المشاركين بدقة: حضور الأشخاص المعنيين فقط، بدلاً من إشراك الفريق بأكمله دون ضرورة.

استخدام التكنولوجيا: مثل تحديثات البريد الإلكتروني أو التطبيقات التشاركية بدلاً من الاجتماعات غير الضرورية.

الاجتماعات عبر الإنترنت.. حل أم مشكلة؟

تسببت الاجتماعات الافتراضية في إرهاق رقمي لدى العديد من الموظفين.

وترى نهال صرد أن الاجتماعات عبر الفيديو قد تكون مرهقة، وتقترح بدائل مثل المكالمات الصوتية فقط لتخفيف الضغط.

ويؤكد الخبراء أن نجاح الاجتماعات يعتمد على تنظيمها، تحديد أهدافها، وتقليل مدتها، مما يساهم في زيادة الإنتاجية وتحسين بيئة العمل.